Zásady ochrany osobních údajů

Společnost GREL, spol. s r. o. získává a zpracovává Vaše osobní údaje, a to v souvislosti s obchodní činností, poptávkami, objednávkami a dodávkami nabízeného zboží, stanoveným účelem zpracování, při reklamacích, při provozu internetových stránek www.grel.cz a při realizaci našich dodavatelsko-odběratelských vztahů.

Dovolujeme si Vás informovat o Vašich právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji.

Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27.4.2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení EU“), které nabylo účinnosti dne 25. 5. 2018.

Vaše osobní údaje chráníme v maximální možné míře, která odpovídá technické úrovni dostupných prostředků. Ve společnosti GREL, spol. s r.o platí interní pravidla určující, kteří zaměstnanci mohou mít přístup k Vašim osobním údajům a v jakém rozsahu je mohou zpracovávat.

Případné dotazy k ochraně osobních dat prosím směřujte na e-mail: objednavky(zavinac)grel.cz

1. Správce vašich údajů

GREL, spol. s r.o., IČ: 18826725, DIČ: CZ18826725, zapsaná u KS Brno pod sp. zn. C 1433, sídlo/provozovna a kontaktní adresa: Karásek 2245/1f, Brno 621 00, tel.: Tel.: +420 730 511 199, vice informací.

Kontaktní e-mail: objednavky(zavinac)grel.cz

Společnost nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů ani tuto funkci nejmenovala dobrovolně. Správce Vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete jakožto subjekt údajů uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

2. Zpracovávané údaje, účel a důvod jejich zpracování

2.1. Rozsah zpracovávaných údajů

Osobní údaje jsou zpracovávány v rozsahu, v jakém jsme je od vás obdrželi, a to v souvislosti s uzavřením smluvního či jiného právního vztahu, při komunikaci s vámi, při vyřizování a realizaci objednávek.

Nevyhledáváme a nezpracováváme o Vás osobní údaje z veřejných zdrojů.

Zpracování je prováděno jednotlivými pověřenými zaměstnanci správce, popřípadě zpracovatelem/zaměstnanci zpracovatele. Ke zpracování dochází prostřednictvím výpočetní techniky nebo manuálně za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu zpracování osobních údajů. Za tímto účelem jsme přijali technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů. Zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně nebo ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů. Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují právo subjektů údajů na ochranu soukromí a jsou povinni postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom Vám mohli poskytovat kvalitní služby a řádně Vám doručit objednané zboží či reagovat na Vaši poptávku po zboží, abychom mohli plnit potřebné dodavatelsko-odběratelské smluvní vztahy.

Poskytnutí identifikačních osobních údajů může být provedeno některým z těchto způsobů:

• prostřednictvím elektronické pošty (e-mailem) na adresách obchodních zástupců
• telefonicky prostřednictvím telefonních linek obchodních zástupců
• osobně v našich provozovnách
• vyplněním v objednávkách a při registraci na e-shopu www.grel.cz

Vaše osobní údaje zpracováváme k těmto účelům:

• účely obsažené v rámci vašeho souhlas
• plnění smlouvy
• ochrana práv správce, příjemce a jiných dotčených osob (např. vymáhání pohledávek)
• archivní vedení na základě zákona
• plnění zákonných povinností ze strany správce

Konkrétně zpracováváme tyto kategorie osobních údajů:

• adresní a identifikační údaje sloužící k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci (jméno, příjmení, titul, adresa fakturační, adresa doručovací, IČ, DIČ)
• údaje umožňující kontakt (adresa, telefonní číslo, e-mail a jiné komunikační údaje)
• finanční údaje (číslo bankovního účtu při platbě prostřednictvím internetu)
• údaje o poloze, jako je IP adresa, místo přihlášení, místo transakce
• údaje o obsahu nákupu a provedených platbách

2.2. Účel a důvod zpracování

2.2.1. Prodej zboží

Osobní údaje jsou součástí objednávky (tedy uzavřené kupní smlouvy) a potřebujeme je pro možnost zpracování Vaší objednávky, zaslání potvrzení o učiněné objednávce, zaslání informace o plánované době doručení zboží a komunikaci s Vámi v průběhu vlastního procesu doručování objednaného zboží. Bez jejich poskytnutí bychom Vám nemohli zboží dodat.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• plnění uzavřené kupní smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU).

Registrace zákaznického účtu

Při zřízení uživatelského účtu registrací v e-shopu shromažďujeme následující informace:

• registrační údaje (např. jméno a příjmení, emailová adresa, telefonní číslo)
• přihlašovací údaje (heslo); údaje o zákazníkovi (fakturační adresa, název firmy, IČ, DIČ)
• údaje o spojení (IP adresa)

Tato data zpracováváme, abychom Vám poskytli přístup k Vašemu uživatelskému účtu na www.grel.cz. Přihlašovací údaje slouží k ověření Vašeho zákaznického účtu. Pomocí svého účtu můžete zkontrolovat své objednávky a spravovat svá data. To zahrnuje například možnost nastavit dodací adresu, zobrazit historii objednávek a zopakovat minulou objednávku. Nemusíte vyplňovat své údaje v objednávkách.

Právním základem pro zasílání marketingových nabídek je tedy v tomto případě v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení EU Váš souhlas.

Data nebudou předána neoprávněným třetím stranám. Tato data ukládáme po dobu trvání Vašeho zákaznického účtu, pokud nás nepožádáte o jejich dřívější smazání a neexistují žádné další zákonné povinnosti pro úschovu a uložení dat (např. při prodeji či vyřizovaní reklamace by nastal důvod užívání dle čl. 6 odst. 1 písm. b)).

2.2.2. Údaje ze vzájemné komunikace

Zpracováváme údaje o naší vzájemné komunikaci související s nákupem zboží či poptávkami po zboží, jako např. dodatečné požadavky k objednanému zboží, poptávka po určitém zboží, připomínky k poskytovaným službám, komunikace o doručení objednaného zboží, vyřizování reklamačních nároků apod. Při této komunikaci zpracováváme osobní údaje, které nám sami sdělíte. (Např. číslo bankovního účtu při reklamaci, pokud nárokujete vrácení peněz či při odstoupení od smlouvy).

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• vyřizování Vašich požadavků při nákupu zboží, vyřizování reklamací, odstoupení od smlouvy - tedy úkony související s plněním uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU)
• vyřizování Vašich požadavků při projevení zájmu o nákup zboží (poptávky), tedy provádíme opatření před uzavřením smlouvy na Vaši žádost (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU)

2.2.3. Udělení souhlasu pro zasílání marketingových nabídek

Při udělení souhlasu pro zasílání marketingových nabídek poskytujete své osobní údaje. Udělení je DOBROVOLNÉ a již udělený souhlas můžete kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a jeho odvoláním tedy není dotčena zákonnost předchozího zpracování osobních údajů založeného na uděleném souhlasu.

Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů můžete odvolat kliknutím na hypertextový odkaz uvedený v každé zprávě obchodního sdělení zasílané správcem nebo napsáním zprávy elektronickou poštou na adresu správce: objednavky(zavinac)grel.cz. Pokud vznesete námitku proti zpracování Vašich osobních údajů pro účely přímého marketingu včetně profilování, nebudou již Vaše osobní údaje pro tyto účely dále zpracovávány.

Právním základem pro zasílání marketingových nabídek je tedy v tomto případě v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. a) Nařízení EU Váš souhlas.

2.2.4. Účetnictví a daně

Shromažďujeme Vaše identifikační a transakční údaje (zejm. o provedených peněžitých úhradách kupních cen za nakoupené zboží, o případných vrácených kupních cenách při oprávněných reklamacích či odstoupení od smlouvy), a to za účelem plnění svých účetních a daňových povinností, které nám ukládá platná legislativa (zejména zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty). Jedná se o údaje, které jsou uvedené na fakturách, dodacích listech, příjmových platebních dokladech. Pokud nám tedy právní předpis ukládá povinnost archivovat tyto doklady, uchováváme spolu s nimi i Vaše osobní údaje, které musí být na dokladech uvedeny.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• plnění povinností z právních předpisů (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU)

2.2.5. Výkon (resp. obhajoba) práv

Pokud by vznikl mezi naší společností a Vámi spor, budeme Vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní údaje zákazníka, údaje o dodaném zboží, o provedených platbách, údaje z reklamačního řízení, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích.

Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:

• zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší společnosti při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).

2.3. Uzavírání a plnění odběratelsko-dodavatelských vztahů

Pro řádné fungování naší Společnosti potřebujeme uzavírat takové odběratelsko-dodavatelské vztahy, které souvisí s naší podnikatelskou činností (např. s dodavateli materiálů, zboží a služeb, dopravci, poskytovateli nájemních prostor, externími poskytovateli IT služeb, daňovým poradcem apod.). Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (pokud jsou nám poskytnuty kontaktní údaje např. jako e-mail či telefon, příp. IČ a DIČ fyzické podnikající osoby), který bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním. V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).

2.4. Soubory cookies

Při používání našich stránek www.grel.cz může docházet ke zpracování Vašich osobních údajů prostřednictvím souborů cookies. Cookies jsou krátké textové soubory generované webovým serverem a ukládané v počítači prostřednictvím internetového prohlížeče. Informace, které cookies obsahují, jsou vytvořeny serverem webové stránky a mohou být použity v situaci, kdy uživatel ze stejného zařízení navštíví webovou stránku znovu. Cookies zaznamenávají informace o chování uživatele na webové stránce. Když se později vrátíte na stejnou webovou stránku, internetový prohlížeč pošle uložené cookies zpět a server získá informace, které si při Vaší předchozí návštěvě webové stránky uložil.

Cookies jsou pouze textové soubory, které neobsahují žádný program a vzhledem k tomu se ani nedají spustit jako program. Soubor cookies se nemůže sám kopírovat a rozesílat po internetové síti.

Máte možnost přizpůsobit soubory cookies podle kategorií, v souladu s vlastními preferencemi. Další informace o kategoriích cookies a možnost jejich nastavení najdete v sekci Cookies na našich webových stránkách.

3. Jak dlouho uchováváme vaše údaje?

Jde o dobu nezbytně nutnou k zajištění práv a povinností plynoucích jak ze závazkového vztahu, tak i z příslušných právních předpisů. Uchování osobních údajů probíhá v souladu se skartačním řádem dle platných zákonů (č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty).

Osobní údaje našich zákazníků a dodavatelů zpracováváme po dobu trvání existence smluvního vztahu, který je důvodem pro zpracování těchto osobních údajů. Tj. v případě uzavření kupní smlouvy budeme vaše osobní údaje zpracovávat do doby, než uplyne lhůta pro uplatnění práv z vad zboží.

Po uplynutí této lhůty budou osobní údaje do 1 měsíce vymazány; nikoliv však v případě, že je budeme potřebovat i po uplynutí této lhůty pro jiné účely, např. z důvodu obhajoby našich nároků (tedy pro řešení vzniklého sporu, např. z důvodů uplatněné reklamace) či jiných zákonných důvodů (např. splnění účetních a daňových povinností).

4. Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř společnosti a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytné nutné. Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. dopravci Vámi objednaného zboží, poskytovatelé IT služeb, právních služeb, webových služeb, externí účetní a daňový poradce, technická podpora e-shopu, finanční ústavy.

Kategorie příjemců osobních údajů:

• finanční ústavy (při realizaci plateb)
• úřady státní správy a veřejné moci
• zpracovatel
• dopravce/zasilatel
• technická podpora e-shopu (provozu SW a uložení dat) osoby a agentury zajišťující marketingové poradenství e-commerce, marketingové služby, dotazníky spokojenosti zákazníka se souhlasem zákazníka

Sídla všech příjemců jsou umístěna zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány mimo EU.

Některé orgány státní správy jsou oprávněny pro plnění svých zákonných povinností si vyžádat informace o vás ad hoc (např. policie ČR, Česká obchodní inspekce, orgány finanční kontroly). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.

Zpracovatel je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro nás, jakožto správce, tj. jedná se o subjekt, který v souvislosti s činnostmi, jež pro nás na základě smluvního vztahu vykonává, rovněž provádí zpracovatelské operace s osobními údaji v souladu s Nařízením EU.

• externí účetní a daňový poradce
• finanční ústavy
• technická podpora e-shopu
• provozovatel Heureka.cz

Program Ověřeno zákazníky
Vaši spokojenost s nákupem zjišťujeme prostřednictvím e-mailových dotazníků v rámci programu Ověřeno zákazníky, do něhož je náš e-shop zapojen. Ty vám zasíláme pokaždé, když u nás nakoupíte, pokud ve smyslu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti jejich zasílání neodmítnete. Zpracování osobních údajů pro účely zaslání dotazníků v rámci programu Ověřeno zákazníky provádíme na základě našeho oprávněného zájmu, který spočívá ve zjišťování vaší spokojenosti s nákupem u nás. Pro zasílání dotazníků, vyhodnocování vaší zpětné vazby a analýz našeho tržního postavení využíváme zpracovatele, kterým je provozovatel portálu Heureka.cz; tomu pro tyto účely můžeme předávat informace o zakoupeném zboží a vaši e-mailovou adresu. Vaše osobní údaje nejsou při zasílání e-mailových dotazníků předány žádné třetí straně pro její vlastní účely. Proti zasílání e-mailových dotazníků v rámci programu Ověřeno zákazníky můžete kdykoli vyjádřit námitku odmítnutím dalších dotazníků pomocí odkazu v e-mailu s dotazníkem. V případě vaší námitky vám dotazník nebudeme dále zasílat.

5. Jaká máte práva?

5.1. Právo na přístup k osobním údajům a informace o jejich zpracování

Na Vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uzavřené smlouvy a do dalších dokladů u ní uložených.

Na Vaši žádost vám poskytneme následující informace k zpracovávaným osobním údajům:

• účel zpracování
• kategorie dotčených osobních údajů
• příjemci a kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny
• plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy
• veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou od subjektu osobních údajů
• skutečnost, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování

5.2. Právo na opravu osobních údajů

Máte právo na to, aby byla bez zbytečného odkladu provedena oprava osobních údajů, domníváte-li se, že Vaše osobní údaje, které zpracováváme, nejsou správné, případně došlo-li k jejich změně. S přihlédnutím k účelu zpracování máte právo na doplnění neúplných osobních údajů.

5.3. Právo na výmaz osobních údajů

Máte právo na to, abychom bez zbytečného odkladu provedli výmaz Vašich osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.

5.4. Právo na omezení zpracování osobních údajů

Máte právo, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů v těchto případech:

• popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, abychom mohli ověřit přesnost osobních údajů
• zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití
• již Vaše osobní údaje nepotřebujeme pro účely zpracování, ale požadujete je pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
• vznesli jste námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 Nařízení EU, dokud nebude ověřeno, zda naše oprávněné důvody převažují nad Vašimi oprávněnými důvody

5.5. Právo na přenositelnost osobních údajů

Máte právo na to, abychom Vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně abychom tyto údaje předali jinému správci, je-li to technicky proveditelné.

5.6. Právo na odvolání uděleného souhlasu

Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

5.7. Právo nebýt předmětem automatizovaného rozhodování

Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. Naše společnost neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.

5.8. Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (tedy např. při zpracování Vašich osobních údajů na základě obhajoby našich právních nároků či v případě přímého marketingu v souladu s č. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU ).

5.9. Právo na podání stížnosti

Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši společnost, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 či požádat o soudní ochranu. Více informací o činnosti úřadu naleznete na www.uoou.cz.

Způsob uplatnění práv

Pro uplatnění svých práv uvedených shora nás kontaktujte na e-mailu: objednavky(zavinac)grel.cz či tato práva můžete uplatnit osobně v naší provozovně (viz. článek 1. Správce vašich údajů).

Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních a reagovat na Vaše žádosti, dotazy či jiná podání bez zbytečného odkladu a v každém případě do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. Pokud bychom nevyhověli Vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce) o důvodech nevyhovění.

V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje. V takových případech můžeme: uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo odmítnout žádosti vyhovět.